Muss der Vorstand wichtige und unaufschiebbare Beschlüsse fassen, könnte darüber nachgedacht werden, diese außerhalb von Versammlungen zum Beispiel schriftlich, per E-Mail oder Telefonkonferenz zu fassen. Allerdings sieht das Gesetz vor, dass die Beschlüsse des Vorstands nur in einer Versammlung gefasst werden können. Sollen Beschlüsse außerhalb von Versammlungen gefasst werden können, bedarf es hierfür grundsätzlich einer Satzungsgrundlage.  Außerhalb von Versammlungen können Beschlüsse nach dem Gesetz nur dann gefasst werden, wenn alle Beteiligten ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären (vgl. §§ 32 Abs. 1, 28 BGB). Wenn alle Mitglieder des Gremiums zustimmen, ist die Abstimmungsform nicht auf die Schriftform beschränkt, sondern dies soll dann auch für andere Formen gelten (z.B. per E-Mail, Telefonkonferenz).

Endet die Amtszeit so muss neu gewählt werden um den Verein zu vertreten (§§ 186, 188 BGB).  Steht in der Satzung die Regelung das der Vorstand bis zu einer Neuwahl im Amt bleibt besteht erst einmal kein Handlungsbedarf. Ohne diese Satzungsregelung wäre der Verein nicht mehr vertretungsberechtigt.