Der Termin der Wahlversammlung ergibt sich aus der Festlegung in der Satzung über die Amtsdauer des Vorstandes. Die Einladung muss entsprechend der Satzung, normalerweise durch den Vorstand, erfolgen. Sollte kein vertretungsberechtigter Vorstand mehr existieren (Rücktritt, Überschreitung der Amtszeit ohne Übergangsklausel, Tod), können die Vorstandsmitglieder, die noch im Vereinsregister eingetragen sind, zur Versammlung einladen. Ist das auch nicht mehr gegeben, muss beim Amtsgericht ein Notvorstand beantragt werden.

Die Amtszeit der Vorstandsmitglieder endet automatisch. Es ist nicht erforderlich, dass diese eine Rücktritts- oder Verzichtserklärung abgeben. Sollte in der Satzung eine sog. Übergangsklausel enthalten sein, bleiben die Vorstandsmitglieder aber so lange im Amt, bis eine Neuwahl erfolgt ist. Existiert diese Übergangsklausel nicht, ist der Verein nach Ablauf der Amtszeit des Vorstandes praktisch handlungsunfähig. (siehe auch: "Beendigung einer Vorstandsfunktion")

Bei der Wahlversammlung ist eine exakte Einlasskontrolle mit der Überprüfung der Stimmberechtigung sehr wichtig. Es hat sich als günstig erwiesen, jedem Stimmberechtigten eine farbige Stimmkarte auszuhändigen. Das Auszählen wird dadurch erleichtert und es kann sich keine Hand beim Abstimmen "dazwischenmogeln".

Nachdem der Vorstand den Jahresbericht und den Kassenbericht sowie die Kassenprüfer ihren Bericht verlesen haben, kann der Vorstand durch Mitgliederbeschluss entlastet werden. Auch wenn einzelne Vorstandsmitglieder nicht entlastet werden sollten, endet ihre Vorstandsfunktion dennoch und der Platz wird frei. Eine Entlastung kann auch später erfolgen, nachdem die beanstandeten Punkte abgestellt wurden.

Es hat sich eingebürgert, dass für die Wahl ein Wahlleiter und zwei Beisitzer vorgeschlagen und durch die Mitglieder bestätigt werden.

Der Wahlleiter bittet um Vorschläge für die einzelnen (lt. Satzung) Vorstandsfunktionen. Man kann sich darauf einigen, dass pro Vorschlag jeweils eine Stimme für und eine gegen den Vorgeschlagenen spricht. Das ist dann sehr hilfreich, wenn bei großen Vereinen nicht jeder jeden kennt. Die Vorgeschlagenen müssen sich äußern, ob sie bereit sind, zu kandidieren und im Falle der Wahl, das Amt auszuüben. Außerdem kann man sie bitten, sich kurz vorzustellen.

Wenn die Kandidatenliste abgeschlossen ist, werden die Mitglieder über das Wahlverfahren informiert. Der Versammlungsleiter bzw. der Wahlleiter ist berechtigt, den Wahlmodus festzulegen (offene Gesamtabstimmung, offene Einzelabstimmung, geheime Abstimmung). Festlegungen in der Satzung müssen allerdings berücksichtigt werden.
Die einfachste und unkomplizierteste Wahlmethode, sollte die Satzung nichts anderes vorsehen, ist die offene Gesamtabstimmung über alle Kandidaten. Aber auch die offene Abstimmung über jede Funktion einzeln ist unproblematisch. Diese beiden Methoden bieten sich vor allem bei kleineren Vereinen an, wo die Auszählung der erhobenen Hände oder Stimmkarten keine Schwierigkeiten bereitet.

Bei großen Vereinen, bei Delegiertenversammlungen oder bei der Möglichkeit der Stimmenbündelung kann man der schriftlichen Stimmabgabe (geheime Wahl) den Vorrang geben. Voraussetzung ist allerdings auch wieder, dass die Satzung diese Möglichkeit zulässt bzw. nicht ausschließt. Natürlich müssen entsprechende Stimmkarten (möglichst farblich verschieden) vorbereitet werden.
Hiermit ist nicht die sogenannte Briefwahl gemeint. Diese ist nur möglich, sollte es keine anderslautende Regelung in der Satzung geben, wenn alle Vereinsmitglieder (nicht nur die anwesenden), was fast unmöglich ist, dem zustimmen.

Vor dem eigentlichen Wahlakt wird das Ergebnis der Einlasskontrolle (Mandatsprüfung) bekannt gegeben. Den Mitgliedern wird mitgeteilt, wie viel Stimmberechtigte anwesend sind. Diese Angaben sind auch wichtig für das Protokoll.

Steht für einzelne Vorstandsfunktionen jeweils nur ein Kandidat zur Verfügung, wird für diesen Kandidaten nur mit "Ja" oder "Nein" (Gegenstimme) abgestimmt. Es gelten nur die abgegeben Stimmen. Enthaltungen werden nicht mitgezählt. Beispiel: 100 Stimmberechtigte sind anwesend. 48 stimmen mit "Ja" und 47 mit "Nein" bei 5 Enthaltungen. Der Kandidat ist gewählt.

Sollten sich um eine Vorstandsfunktion mehrere Kandidaten bewerben, muss vor dem ersten Wahlgang festgelegt werden, wie verfahren wird, wenn es nicht bereits in der Satzung geregelt ist.

Man hat drei Möglichkeiten:

1. Zu jedem Kandidaten werden nur "Ja"-Stimmen abgegeben. Gewählt ist der Kandidat, der die meisten 
   Stimmen bekommen hat.
2. Gewählt ist der Kandidat, der mehr als 50% der Stimmen auf sich vereint. Schafft das keiner, kann 
   man wie in Punkt 3 weiterverfahren. 
3. Für die beiden "Erstplazierten" erfolgt eine Stichwahl entsprechend Pkt. 1.

Nach einer Pause, in der die Stimmen ausgezählt werden (bei geheimer Wahl), wird das Wahlergebnis bekannt gegeben.
Der/die gewählte Vorsitzende kann dann die weitere Versammlungsleitung übernehmen.

Noch einige Hinweise zu Verfahrensfragen:

·        Besonders bei Wahlversammlungen ist eine korrekte Mandatsprüfung erforderlich, um zu wissen, wie 
viel Stimmberechtigte anwesend sind.

·        Es muss ein ordentliches und aussagefähiges Protokoll angefertigt werden, da das vom Amtsgericht 
gefordert wird.

·        Dem Protokoll wird eine Kopie der Anwesenheitsliste beigefügt.

·        Der Vorstand nach § 26 BGB muss sich durch einen Notar beglaubigen lassen. Nach neuer 
Rechtsauslegung aber nur die Personen, die neu ins Vereinsregister eingetragen werden.

·        Das Wahlprotokoll, die neue Vorstandsanschriftenliste sowie die notarielle Beglaubigung werden dem 
Amtsgericht zugeschickt. Zuweilen wollen die Rechtspfleger auch den Nachweis, dass 
zur Mitgliederversammlung ordnungsgemäß eingeladen wurde (Kopie der Einladung an die Mitglieder).

·        Der neue Vorstand wird den Kreissportbünden, dem LSB, der Bank usw. mitgeteilt.