Vereine, die mehrere Sportarten betreiben, organisieren diese normalerweise in eigenständigen Abteilungen, Sparten oder Sektionen, die durch den Gesamtverein eingerichtet werden. Je größer aber ein Verein ist und je mehr Abteilungen existieren, möglicherweise auf verschiedenen Sportanlagen, um so schwieriger gestaltet sich die Verwaltung des Gesamtvereins. Bei zunehmender Selbstverwaltung der Abteilungen kann man dann oft eine gewisse Abgrenzung, ja sogar Abschottung, einzelner Abteilungen beobachten, deren Vorstände nicht selten auf dem Standpunkt stehen, dass sie selbst die gleichen Rechte, wie der Gesamtverein besitzen und den Hauptvorstand oder das Präsidium eigentlich nicht mehr benötigten und an Weisungen und Beschlüsse nicht gebunden sind. Sie betrachten sich als eigenständige Vereine im Verein. Diese Auffassung kann zu schweren Störungen im Innen- und Außenverhältnis des Gesamtvereins führen und ihn möglicherweise in seiner Existenz gefährden.

Die juristische Person ist immer der Gesamtverein

Der Gesamtverein ist als Körperschaft im Vereinsregister eingetragen und daher immer die juristische Person (§ 21 BGB). Die Vertretung nach außen kann nur vom Hauptvorstand (§ 26 BGB) wahrgenommen werden.

Abteilungen sind juristisch unselbständige Untergliederungen

Anders als beim Vereinsverband (z.B. die Fachverbände), wo die Mitgliedsvereine ihre juristische Eigenständigkeit behalten, sind Abteilungen juristisch unselbständig (§ 54 BGB). Der Abteilungsvorstand ist daher nicht berechtigt, Rechtsgeschäfte zu tätigen. Auch darf er nicht im Namen des Gesamtvereins wirksam werden.

Alle Verträge, ob für Übungsleiter, die Sportstättennutzung oder
den Kauf von Gerätschaften usw. kann nur der Vorstand des
Gesamtvereins abschließen.

Besonderer Vertreter

Natürlich kann und muss in einem großen Verein der Gesamtvorstand nicht wegen jeder Kleinigkeit, wie beispielsweise dem Kauf von 5 Fußbällen oder 3 Gymnastikmatten, aktiv werden. Die Satzung des Gesamtvereins kann daher nach § 30 BGB bestimmte Personen zum "besonderen Vertreter" bestellen. Diese besitzen dann für alle Geschäfte, die gewöhnlich bei der Untergliederung (Abteilung) anfallen, Vertretungsmacht für den Gesamtverein. Fehlt dieser Eintrag in der Satzung, kann eine Person auch mit einer Vollmacht des Gesamtvorstandes im Außenverhältnis handeln. In einer Finanz- oder Geschäftsordnung sollten allerdings der Umfang bzw. die Grenzen der Eigenverantwortlichkeit geregelt werden.

Eine Abteilung kann nicht klagen oder verklagt werden

Klagen gegen eine Abteilung, müssen immer an den Hauptverein gerichtet werde. Will eine Abteilung klagen, kann das nur der Hauptverein für sie tun.
Auch ist eine Klage des Vereins gegen seine eigene Abteilung nicht möglich. Wenn der Vorstand einer Abteilung bestehende Ordnungen und Beschlüsse missachtet, können nur die handelnden Personen in ihrer Eigenschaft als Mitglied zur Verantwortung gezogen werden. Das kann natürlich, falls dem Verein Schaden entstanden ist, bis zu einer zivilrechtlichen Klage auf Wiedergutmachung gehen.

Selbstverwaltung der Abteilungen

In einigen Satzungen steht: "Die Abteilungen regeln ihre finanziellen und sportlichen Angelegenheiten selbst". Dieser Passus wird oft missverstanden bzw. falsch ausgelegt. Finanzielle Selbstverwaltung bedeutet nicht, dass die Abteilung somit einem Verein - also einer juristischen Person - gleichgestellt ist und entsprechend handeln kann. Sie ist, wie bereits erwähnt, eine unselbständige Untergliederung und kann daher kein eigenes Vermögen erwerben, auch, wenn z.B. die Mitgliedsbeiträge an die Abteilung gezahlt wurden..
Zuwendungen an die Untergliederung (Fördermittel, Spenden usw.) gehen immer erst dem Gesamtverein zu, der sie dann an die entsprechende Abteilung weiterleitet.

Alles, was die unselbständige Abteilung besitzt bzw. einnimmt,
ist und bleibt Eigentum des Gesamtvereins

Die Abteilung verwaltet lediglich, durch die Satzung geregelt, einen Teil des Vereinsbesitzes. Bei Missbrauch dieser Eigenständigkeit und damit evtl. verbundenen Zahlungsschwierigkeiten, haftet dennoch immer der gesamte Verein als juristische Person.

Für Vertretungsmissbrauch eines oder mehrerer Abteilungsvorstände,
haftet immer der Gesamtverein und somit auch die anderen Abteilungen.
Das heißt, sie müssen dafür mit "geradestehen".

Um dem vorzubeugen, hat der Gesamtvorstand nach § 259 BGB (Umfang der Rechenschaftspflicht) die Pflicht und auch das Recht, jederzeit einen Überblick über die Finanzlage, den Umfang des Anlagevermögens (z.B. Sportgeräte), geplante Aktivitäten und den aktuellen Mitgliederstand der Abteilungen abzufordern. Bei Verweigerung würde sich der Abteilungsvorstand vereinsschädigenden Verhaltens schuldig machen, was u.U. sogar die persönliche Haftung zur Folge haben kann (§ 54 BGB).

Die Finanzen

Die erwähnte finanzielle Selbstverwaltung bedeutet, dass, anders als bei der zentralen Kassenführung, die Mitglieder ihre Beiträge an die Abteilung (in der Regel auf ein Unterkonto des Hauptkontos) zahlen. Auch können bei Bedarf, zusätzlich zu den Grundbeiträgen des Vereins, Abteilungsbeiträge erhoben werden.
Die Abteilung führt einen durch die Mitgliederversammlung bestimmten und für die Geschäftsfähigkeit des Vereins notwendigen Verwaltungsbeitrag (Vereinsanteil) an den Gesamtverein ab und verwaltet ansonsten mit entsprechenden Vollmachten ihre finanziellen Angelegenheiten selbst. Dem Hauptkassenwart wird regelmäßig, wenigstens zum Ende des Geschäftsjahres, eine Zuarbeit über die gesamten Einnahmen und Ausgaben, das Anlagevermögen sowie den Mitgliederstand gemacht. Dadurch wird der Hauptkassenwart erheblich entlastet, Verwaltungsabläufe innerhalb des Vereins vereinfachen sich und die Abteilungen haben einen größeren Handlungsspielraum.

Leider, und so sind die Erfahrungen, kann dieses Verfahren aber auch dazu führen, dass es zu Konkurrenzdenken innerhalb des Vereins kommt, die Abteilungsvorstände sich verselbständigen und die Gesamtverantwortung des Hauptvorstandes ignoriert wird. Dann empfiehlt sich die zentrale Finanzverwaltung.

Es ist daher außerordentlich wichtig, dass der Gesamtvorstand und die Abteilungsvorstände ihre Arbeit transparent gestalten, die Abteilungsvorstände sich lediglich als ein Teil des Ganzen betrachten und ihre Handlungen immer und ausschließlich dem Gesamtverein dienlich sind.

Abteilungen können sich nicht selbst gründen oder auflösen

Da Abteilungen keine selbständigen Rechtssubjekte sind, können sie sich demzufolge auch nicht selbst gründen bzw. auflösen. Dazu bedarf es immer eines Beschlusses des Gesamtvereins. In der Satzung kann allerdings der Vorstand ermächtigt werden, Abteilungen gründen und auflösen zu dürfen – nicht aber die Abteilung selbst.
Beabsichtigt also eine Abteilung, sich aus einem Gesamtverein herauszulösen, müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden. (Vergl. "Herauslösung einer Abteilung aus einem Verein").

Grundsätzlich können die Mitglieder nur durch persönliche Erklärung austreten
und müssen im neuen Verein einen entsprechenden Aufnahmeantrag stellen.

Der Vorstand des Gesamtvereins muss dann klären, ob die Abteilung als solche bestehen bleibt und nur die Mitglieder der Abteilung gehen. Möglicherweise wollen ja doch einige Mitglieder bleiben und durch Neuaufnahmen die Abteilung wieder mit Leben erfüllen. Jedes Mitglied der Abteilung hat das Recht, selbst zu entscheiden, ob es austreten will oder nicht.
Ein Mehrheitsbeschluss in der Abteilungsversammlung, wonach alle Mitglieder austreten und wechseln sollen, ist nicht rechtskräftig.

Außerdem muss beachtet werden, dass solch ein Beschluss ja immer nur von den Stimmberechtigten der Abteilung gefasst wird. Die Jugendlichen kann man aber nicht einfach übergehen. Man muss also tatsächlich jedes Mitglied (bzw. deren gesetzliche Vertreter) befragen und ihm auch die Entscheidung freistellen.

Für den Fall, dass alle austreten, kann durch einen entsprechenden Beschluss, der Gesamtverein die Abteilung auflösen. Das ist vor allen Dingen dann erforderlich, wenn die austretenden Mitglieder (Mannschaften) ihre Spielberechtigungen, Ligaerhalt usw. behalten bzw. mitnehmen wollen. Einige Fachverbände schreiben dann nämlich vor, dass die bisherige Abteilung gelöscht und auf bestimmte Zeit auch nicht neu gegründet wird.