Diese Ausführungen sollen selbstverständlich nicht zum Beenden einer Vorstandsfunktion animieren. Das Anliegen ist es, Rechtssicherheit zu schaffen.

Eine Vorstandsfunktion kann auf mehrere Arten enden.

1. durch Ablauf der Amtszeit
2. durch Amtsniederlegung (Rücktritt)
3. durch die Abberufung/Abwahl durch die Mitgliederversammlung
4. durch Austritt oder Ausschluss
5. durch Tod oder Geschäftsunfähigkeit

1. Ablauf der Amtszeit

Für die Dauer der Amtszeit des Vorstandes gibt es im Gesetz keine Regelung. Die Satzung sollte aber einen entsprechenden Passus, der die Amtszeit des Vorstandes auf einen bestimmten Zeitraum festlegt, enthalten. Nach Ablauf dieser Amtszeit, endet das Vorstandsamt automatisch. Die einzelnen Vorstandsmitglieder müssen nicht extra zurücktreten oder eine Erklärung abgeben. Für eine Neuwahl müssen sie demzufolge wieder ganz normal kandidieren.

Sollte der noch amtierende Vorstand versäumt haben, rechtzeitig eine Neuwahl durchzuführen, ist der Verein nicht mehr handlungsfähig, da er kein Vertretungsorgan mehr hat. Vertragsabschlüsse, aber auch Neuaufnahmen oder Vereinsstrafen wären rechtsunwirksam.
Dieses Problem kann der Verein mit einer sog. Übergangsklausel in der Satzung vermeiden. Diese besagt, dass der Vorstand so lange im Amt bleibt, bis ein neuer gewählt wird. Natürlich darf das nicht dazu missbraucht werden, eine Neuwahl bewusst hinauszuzögern, um als Vorstand noch möglichst lange im Amt bleiben zu können. Auch gilt diese Klausel nicht für den Fall, dass eine bestimmte Vorstandsfunktion nicht gewählt wurde - also nicht die erforderlichen Stimmen bekommen hat. Kann niemand gewählt werden, bleibt diese Funktion dann vorerst unbesetzt.

Ist dennoch die Situation eingetreten, dass es keinen gewählten Vorstand mehr gibt, sind die Vorstandsmitglieder, die noch im Vereinsregister eingetragen sind, berechtigt, eine Mitgliederversammlung für die Neuwahl einzuberufen. Sollten diese nicht mehr erreichbar sein oder sich weigern, was gar nicht so selten vorkommt, bleibt nur die Möglichkeit, einen Notvorstand durch das Amtsgericht bestellen zu lassen, der dann die Aufgabe hat, die Mitgliederversammlung für die Neuwahl einzuberufen und durchzuführen.

2. Die Amtsniederlegung

Das Vorstandsamt wird auch dadurch beendet, dass der Vorstand bzw. einzelne Vorstandsmitglieder ihr Amt vor Ablauf der Amtszeit niederlegen. Diese persönliche Entscheidungsfreiheit, ob und wann es zurücktritt, kann keinem Vorstandmitglied genommen werden. Demzufolge wäre auch ein Mehrheitsbeschluss eines Vorstandes, der die Vorstandsmitglieder zwingt, geschlossen zurückzutreten, nicht für alle verbindlich. Diejenigen, die dagegen gestimmt haben, sind an diesen Beschluss nicht gebunden und sollten darauf bestehen, dass das protokollarisch festgehalten wird.

Sollte sich im Verlauf einer Amtszeit zeigen, dass ein Vorstandsmitglied den Aufgaben nicht gewachsen ist oder das Vertrauen der Mitglieder verloren hat, kann natürlich der Vorsitzende bzw. der Restvorstand versuchen, ihn zu überzeugen, sein Amt zur Verfügung zu stellen, um ihm die Peinlichkeit einer Abwahl durch die Mitgliederversammlung zu ersparen. Zwingen können sie ihn, wie gesagt, aber nicht.

Die Amtsniederlegung muss gegenüber einem anderen Vorstandsmitglied - bei einem Einmann-Vorstand ist es sogar zulässig an sich selbst - erklärt werden. Aber auch die Erklärung gegenüber der Mitgliederversammlung ist wirksam und muss vom Amtsgericht anerkannt werden. Das ist besonders dann von Bedeutung, wenn sich der Restvorstand, aus welchen Gründen auch immer, weigert, den Rücktritt anzunehmen.

Hat der Vorstand sein Amt wirksam niedergelegt, so kann er nicht später durch Widerruf seiner Erklärung das Vorstandsamt zurückerlangen. Legt er sein Amt mit der Erklärung nieder, dass er die Vereinsgeschäfte noch bis zur Erledigung einer bestimmten Angelegenheit weiterführt, so kann er darüber hinaus nur durch eine neue Wahl sein Amt zurückerhalten.

Die Erklärung, das Vorstandsamt niederzulegen, bedeutet die Kündigung des zwischen dem Verein und dem Vorstand bestehenden Innenverhältnisses.

Ein ehrenamtlicher Vorstand bzw. einzelne Vorstandsmitglieder können zwar jederzeit ihr Amt niederlegen, es darf dies aber, sofern nicht ein "wichtiger Grund" geltend gemacht werden kann, nicht "zur Unzeit" passieren. Das bedeutet, dem Verein sollte eine angemessene Zeit gelassen werden, die freigewordenen Vorstandsämter neu zu besetzen.
Besteht der Vorstand nur aus einer Person, so geschieht die Amtsniederlegung ohne wichtigen Grund immer zur Unzeit, weil damit der Verein handlungsunfähig wird. Das gleiche gilt für die Amtsniederlegung eines oder mehrerer Vorstandsmitglieder, wenn dadurch die zur Rechtsvertretung des Vereins erforderlichen Personen (§ 26 BGB) nicht mehr vorhanden sind. Dennoch ist eine zur Unzeit erklärte Amtsniederlegung grundsätzlich wirksam und muss angenommen werden. Entsteht dem Verein dadurch aber Schaden, ist das entsprechende Vorstandsmitglied verpflichtet, diesen dem Verein zu ersetzen.

Die Satzung kann für die Amtsniederlegung besondere Regelungen treffen, sie kann aber die Amtsniederlegung aus wichtigem Grund nicht ausschließen oder erschweren. Ob es sich um einen wichtigen Grund handelt, ist vom Einzelfall abhängig und kann sehr vielfältig sein. Als wichtiger Grund muss in der Regel anerkannt werden, wenn dem Vorstand bzw. einzelnen Vorstandsmitgliedern ein weiteres Verbleiben im Amt nicht mehr zugemutet werden kann. Das können z.B. sehr starke berufliche Belastungen, ein Umzug in eine andere Stadt oder Krankheit sein.

Unwirksam ist eine Amtsniederlegung grundsätzlich dann, wenn feststeht, dass sie aus unredlichen oder gegen Treu und Glauben verstoßenden Gründen (§ 242 BGB) erklärt wurde oder wenn sich der Vorstand bzw. einzelne Vorstandsmitglieder dadurch der Abgabe einer Offenbarungsversicherung (§ 807 ZPO) entziehen oder die drohende Zustellung einer Klage gegen den Verein oder eines Vollstreckungstitels vereiteln wollen.

3. Die Abberufung / Abwahl
(siehe auch: "Das Minderheitenrecht")

Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, ist grundsätzlich für den Widerruf von Vorstandsfunktionen das Vereinsorgan zuständig, das auch die Bestellung des Vorstandes vornimmt. Nur in ganz wenigen Ausnahmen, die für den Normalverein aber uninteressant sind (z.B. die Dachorganisation oder ein Aufsichtsrat), ist es immer die Mitgliederversammlung.

Der § 27 Abs. 2 BGB besagt, dass ein Vereinsvorstand bei Vorliegen eines wichtigen Grundes jederzeit abberufen werden kann. Die Abberufung des Vorstandes kann aber durch die Satzung verschärft und auf den Fall beschränkt werden, dass ein wichtiger Grund vorliegen muss (§ 27 Abs. 2 BGB).
Als wichtigen Grund nennt das Gesetz beispielsweise grobe Pflichtverletzung oder Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung. Auch vereinsschädigendes Verhalten, wie das undemokratische und unkollegiale Auftreten eines Vorsitzenden den anderen Vorstandsmitgliedern gegenüber, kann ein Grund sein. Das ist der Fall, wenn dieser alle Entscheidungen allein fällt, keine Einblicke in Vereinsakten gewährt und andere Vorstandsmitglieder mundtot macht. Aber z.B. auch unehrenhaftes Verhalten einzelner Vorstandsmitglieder im privaten Bereich kann ein wichtiger Grund für eine Abberufung sein.
Generell ist ein wichtiger Grund immer dann gegeben, wenn dem Verein die Beibehaltung des Vorstandes (Vorstandsmitgliedes) bis zum Ablauf seiner Amtszeit nicht mehr zuzumuten ist.

Als abgeschwächtes Mittel, etwa bis zur Klärung bestimmter Vorwürfe, ist die vorläufige Amtsenthebung durch die Mitgliederversammlung (Suspendierung) zulässig.

Satzungsbestimmungen, die das Recht der Mitgliederversammlung auf Abberufung des Vorstandes aus wichtigem Grund wesentlich einschränken, sind unwirksam (z.B. hohe Entschädigungs- oder Abfindungssummen oder das Erfordernis einer größeren als der einfachen Stimmenmehrheit). Auch ein Verzicht der Mitgliederversammlung auf das Recht zum Widerruf ist nicht möglich.

Die Anhörung des oder der Betroffenen vor einer möglichen Abberufung ist ein Gebot des Anstandes, ist aber nicht Voraussetzung für die Wirksamkeit des Widerrufs. An eine bestimmte Form ist der Widerruf nicht gebunden. Wichtig ist allerdings, dass die Tagesordnung zur entsprechenden Mitgliederversammlung ankündigt, dass ein Antrag auf Abberufung behandelt werden soll.

Weigert sich der Vorstand, entsprechende Anträge anzunehmen oder gar eine Mitgliederversammlung einzuberufen, da es ihn ja selbst betrifft, müssen die Mitglieder von ihrem Minderheitenrecht Gebrauch machen. Sieht die Satzung nichts anderes vor, sagt das Gesetz (§ 37 BGB), dass 10% der Mitglieder ausreichen (Unterschriftensammlung) eine Mitgliederversammlung unter Angabe des Zwecks und der Gründe zu verlangen.

Der Ausspruch des Misstrauens durch die Mitgliederversammlung ist normalerweise einem Widerruf der Bestellung des Vorstandes gleichzusetzen. Für die Löschung des Vorstandes (Vorstandsmitgliedes) im Vereinsregister muss jedoch aus dem Versammlungsprotokoll klar erkennbar sein, dass neben dem ausgesprochen Misstrauen auch die Abberufung vom Vorstandsamt beschlossen wurde.

Die Erfahrungen der Vereinsberatungspraxis zeigen, dass es mitunter auch vorkommt, dass der Vorsitzende eines Vereins von sich aus Vorstandsmitglieder ihres Amtes enthebt bzw. mit Enthebung droht. Das ist grundsätzlich nicht möglich, es sei denn, die Satzung sieht eine solche Möglichkeit vor, was aber die absolute Ausnahme wäre. Ein solcher Vorsitzender macht sich des vereinsschädigenden Verhaltens schuldig, da er die Entscheidung der Mitgliederversammlung, als dem höchsten Organ des Vereins, missachtet und unterläuft. Ein Vorstandsmitglied kann auch nicht durch einen mehrheitlichen Vorstandbeschluss gezwungen werden, sein Amt nieder zu legen. Zur Bestellung und Abberufung (Wahl und Abwahl) von Vorstandspositionen ist grundsätzlich das in der Satzung bestimmte Organ (bei fast allen Vereinen die Mitgliederversammlung) berechtigt.

Der Vorstand kann allerdings eine freigewordene Position bis zur nächsten Wahl kommissarisch besetzen. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, hat diese Person aber kein Stimmrecht im Vorstand und darf den Verein ohne Vollmachten auch nicht im Außenverhältnis vertreten.

4. Der Austritt oder Ausschluss

Durch den freiwilligen Austritt oder einen Ausschluss aus dem Verein endet die Vereinsmitgliedschaft. Dadurch endet auch automatisch das Vorstandsamt. Nur in Ausnahmefällen, die durch die Satzung eindeutig bestimmt sein müssen, können auch Nichtmitglieder Vorstandsfunktionen in einem Verein bekleiden, was aber nicht der Normalfall ist.

Die Abgabe der Austrittserklärung eines Vorstandsmitgliedes ist gleichbedeutend mit der Erklärung, sein Amt niederzulegen. Legt die Satzung eine Kündigungsfrist fest, wie das in den meisten Vereinen der Fall ist, kann das Vorstandsmitglied so lange aber noch im Amt bleiben. Ist in der Austrittserklärung zusätzlich aber eine separate Erklärung zur Amtsniederlegung enthalten, gilt diese sofort, wenn nicht ein bestimmter Termin genannt wurde, der aber nicht über den Austrittstag hinausgehen darf.

Wird ein Vorstandsmitglied durch Vorstandsbeschluss aus dem Verein ausgeschlossen, verliert dieses aber nicht sofort sein Amt, sondern erst, wenn der Ausschluss wirksam wird. Wird der Ausschluss durch die Mitgliederversammlung vorgenommen (oft die zweite Instanz im Verein), ist das einem Widerruf der Vorstandsbestellung gleichzusetzen und wird damit sofort wirksam.

5. Tod oder Geschäftsunfähigkeit

Das Vorstandsamt endet ferner bei Tod oder Geschäftsunfähigkeit, aber auch bei Wegfall der persönlichen Eigenschaften und Voraussetzungen, die nach der Satzung für die Vorstandsbestellung zwingend erforderlich sind (z.B. Zugehörigkeit zu einem bestimmten Beruf oder eine sportliche Qualifikation)
Das gleiche gilt, wenn ein bestimmtes Amt im Verein nur von einem Vorstandsmitglied besetzt werden kann und dieses Amt aufgelöst wird.

Wird durch eine Satzungsänderung die Zahl der Vorstandspositionen verringert, hat das zur Folge, dass die überzähligen Vorstandsmitglieder abberufen werden müssen. Wobei solch eine Änderung möglichst erst zum Ende der Amtszeit des Vorstandes erfolgen sollte.