Zur Freude des Vorstands gibt es das immer mal wieder: Ein Handwerker - vielleicht ein Mitglied des Vereins - arbeitet für den Verein und erklärt bereits im Vorfeld oder auch nach Beendigung seiner Arbeit, dass er auf eine Bezahlung verzichtet, für seine Leistung jedoch gerne eine Zuwendungsbestätigung hätte. Wie er das verwendete Arbeitsmaterial und den Lohn für den mitarbeitenden Gesellen richtig verbuchen soll, weiß er nicht so genau. Dem Vorstand oder Schatzmeister stellen sich die Fragen, ob er denn eine Zuwendungsbestätigung ausstellen darf, was ggf. darin stehen muss und wie der Fall im Rechnungswesen des Vereins korrekt behandelt wird.

Ganz so einfach geht es nicht, denn ...

... Nutzungen und Leistungen sind keine steuerlich abziehbaren Spenden (§ 10 b Abs. 3 EStG). D. h., der Handwerker kann seine Leistung nicht einfach spenden. Mit dem verbauten Material ginge dies zwar steuerbegünstigt, weil hier eine Sachspende angenommen werden könnte. Die Lösung ist aber kompliziert und vor allem unbefriedigend, da die Betriebsausgaben des Handwerkers z. B. um den Lohn des Gesellen, der anteilig auf die Arbeitsleistung für den Verein entfällt, und die anteilige Abschreibung für das benutzte betriebliche Werkzeug gekürzt werden müssten und die entsprechenden Beträge beim Spendenabzug außen vor blieben. Außerdem sind Sachspenden an einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z. B. die Vereinsgaststätte) nicht steuerlich abziehbar.

Rechnung dringend erforderlich

Der Handwerker muss den gesamten Vorgang ohnehin im Betrieb verbuchen. In diesem Zusammenhang kann er dem Verein eine Rechnung über die erbrachten Leistungen erteilen. Damit ist der wichtigste Schritt für den Spendenabzug auch schon getan. Er muss jetzt nur noch auf die Begleichung der Rechnung verzichten, z. B. durch einen entsprechenden Vermerk auf der Rechnung oder in einem kleinen Begleitschreiben. Das Finanzamt unterstellt in diesem Fall als "wahren Sachverhalt", dass der Verein die Rechnung bezahlt und der Handwerker anschließend einen Betrag in gleicher Höhe an den Verein gezahlt hat. Es sieht in dem Verzicht auf das Fließen von Geld also nur einen verkürzten Zahlungsweg.

Welche Zuwendungsbestätigung darf der Verein ausstellen?

Für den Verein folgt daraus, dass er eine Geldspende erhalten hat. Er bestätigt dies dem Handwerker mit dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck für eine Zuwendungsbestätigung, dass es sich um den Verzicht auf die Bezahlung einer Rechnung gehandelt hat, ist nicht nur erforderlich, sondern wäre sogar falsch. Zu bestätigen ist der gesamte Rechnungsbetrag einschließlich der Umsatzsteuer. Der Verein muss einer Doppel der Zuwendungsbestätigung, die Rechnung und die Verzichtserklärung des Handwerkers zu seinen Unterlagen nehmen und zehn Jahre lang aufbewahren.

Die Geldspende kann der Verein auch dann in seinem ideellen Bereich vereinnahmen, wenn der Handwerker die Leistung für einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erbracht hat. Anders als bei einer Sachspende, die zwangsläufig unmittelbar in den Betrieb geht, darf er also auch in diesem Fall eine Zuwendungsbestätigung über eine Geldzuwendung ausstellen.

Die Buchungspflichten des Handwerkers

Der Handwerker verbucht die Rechnung bei ihrer Ausstellung normal - wie jede andere Rechnung auch - in seinem betrieblichen Rechnungswesen. Den Verzicht auf die Bezahlung behandelt er als Entnahme des gesamten Betrags für private Zwecke. Diese Behandlung des Vorgangs führt zwar zu Betriebseinnahmen, die aber durch den Abzug der Spende als Sonderausgabe bei der Einkommensteuerveranlagung des Handwerkers neutralisiert werden. Außerdem muss der Handwerker seine betrieblichen Aufwendungen nicht kürzen, also z. B. die verbauten Wirtschaftsgüter, die Kosten für Fahrten, den anteiligen Lohn des mitarbeitenden Gesellen und die Abschreibung, die auf die betriebsfremde Nutzung des Werkzeugs entfällt, nicht als Entnahme erfassen. Die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer muss er an das Finanzamt abführen. Dafür bleibt ihm der volle Vorsteuerabzug für das eingesetzte Material erhalten. Ein Verein, der kein Kleinunternehmer (§ 19 Abs. 1 UStG) ist, kann die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer übrigens als Vorsteuer abziehen, soweit der Handwerker die Leistung für das Unternehmen des Vereins ausgeführt hat und der Verein sie nicht zur Leistung steuerfreier Umsätze verwendet.