Zu Beginn des Jahres führen viele Vereine und Verbände ihre Jahreshauptversammlung durch. Wiederkehrend werden dann Fragen zur Versammlungsdurchführung an den KSB gerichtet. Ein Schwerpunkt ist immer wieder die Frage, welche Pflichten, besonders aber, welche Rechte hat der Versammlungsleiter.

Wer die Mitgliederversammlung zu leiten hat, bestimmt die Satzung. Üblicherweise ist das der Vorsitzende. Nach dem Grundsatz aber, dass die Mitgliederversammlung normalerweise für die Regelung aller Vereinsangelegenheiten zuständig ist, kann sie, wenn die Satzung über die Person des Versammlungsleiters schweigt, aus ihrer Mitte einen Versammlungsleiter wählen. Es kann aber auch eine vereinsfremde Person, z. B. ein Verbandsvertreter, sein. Die Versammlungsleitung stellt, vor allem bei großen Vereinen, erhebliche Anforderungen an die Persönlichkeit des Leiters. Seine Hauptaufgabe besteht darin, für die sachgemäße Erledigung der in der Mitgliederversammlung anstehenden Geschäfte zu sorgen. Aus dieser Aufgabe ergeben sich seine Befugnisse und deren Grenzen. Er hat alle Rechte, die er braucht, um einen ordnungsgemäßen Ablauf der Mitgliederversammlung zu gewährleisten. Hierbei muss er nach unparteiischen und sachdienlichen Gesichtspunkten verfahren und darf nicht einseitig die Interessen des Vereins, des Vorstandes oder einzelner Mitglieder vertreten. Unsachliche Erörterungen, gleichgültig von welcher Seite sie kommen, hat er zu unterbinden und dafür zu sorgen, dass die Versammlung gestrafft und die einzelnen Diskussionen nicht über Gebühr in die Länge gezogen werden. Er selbst kann seine Meinung zu Sachfragen äußern und Empfehlungen zur Beschlussfassung geben, auch wenn er damit gegen eine Gruppe von Versammlungsteilnehmern Stellung bezieht.

Zu den Aufgaben und Befugnissen des Versammlungsleiters gehören:

* Eröffnung der Versammlung
Die förmliche Eröffnung ist ein wesentlicher Akt. Denn er macht deutlich, dass von jetzt an die Betätigung der Erschienenen rechtserhebliche Bedeutung hat. Gleichzeitig setzt mit dem Beginn der Mitgliederversammlung die Ordnungsgewalt des Versammlungsleiters ein. Die Versammlung ist pünktlich zu eröffnen. Eine vorzeitige Eröffnung kann zur Unwirksamkeit der Beschlüsse führen, wenn Versammlungsteilnehmer evtl. dadurch gehindert wurden, an der Beratung und Beschlussfassung teilzunehmen.

* Feststellung der Beschlussfähigkeit
Die Feststellung ist notwendig, wenn nach der Satzung die Beschlussfähigkeit von der Anwesenheit einer bestimmten Mindestzahl von Mitgliedern abhängt.

* Bekanntgabe der Tagesordnung
Von der angekündigten Reihenfolge der Tagesordnungspunkte darf der Versammlungsleiter nach seinem Ermessen abweichen. Dazu gehört die Befugnis, einen Punkt der Tagesordnung vorzuziehen oder zurückzustellen. Es ist allerdings ratsam, das durch die Mitgliederversammlung bestätigen zu lassen. Eine veränderte Reihenfolge der Tagesordnungspunkte kann auch von Mitgliedern beantragt werden. Über solche Anträge zur Geschäftsordnung entscheidet die Mitgliederversammlung.

* Festsetzung der Redezeit
Viele Mitgliederversammlungen leiden darunter, dass die Aussprache zu den ersten Punkten der Tagesordnung zu lange dauert, was zur Folge hat, dass später angesetzte Angelegenheiten entweder überhaupt nicht mehr behandelt werden können oder in großer Zeitnot "durchgepeitscht" werden. Der Versammlungsleiter ist daher berechtigt, die Redezeit generell für alle Tagesordnungspunkte bzw. unterschiedlich von Fall zu Fall zu begrenzen.

* Entziehung des Wortes
Der Versammlungsleiter hat grundsätzlich das Recht, einem Redner das Wort zu entziehen. Besonders dann, wenn ein Redner die festgesetzte Redezeit überschritten hat und keine Anstalten macht, zum Ende zu kommen bzw. trotz Verwarnung sich wiederholende, beleidigende oder unsachliche Ausführungen macht.

* Verweisung von Versammlungsteilnehmern aus dem Sitzungssaal
Kraft seiner Ordnungsgewalt ist der Versammlungsleiter auch berechtigt, Versammlungsteilnehmer für den Rest der Versammlung oder zeitlich befristet auszuschließen und sie aus dem Versammlungsraum zu weisen. Zu diesem äußersten Mittel die Ordnung wiederherzustellen, sollte aber nur gegriffen werden, wenn sich schwächere Maßnahmen (z. B. Ermahnungen, Wortentziehung, u. U. auch kurzfristige Unterbrechung der Versammlung) als erfolglos erwiesen haben. Es ist nämlich zu bedenken, dass die Verweisung eines Mitglieds aus der Versammlung einen schweren Eingriff in seine Mitgliedsrechte darstellt, weil damit praktisch der Entzug des Stimmrechts verbunden ist. Das Recht, Störer hinauszuweisen, steht dem Versammlungsleiter nicht nur dann zu, wenn sein "Hausrecht" verletzt ist, sondern es beruht auf seinem Leitungsrecht. Selbstverständlich können auch Gäste, wenn sie die Versammlung stören, aus dem Saal gewiesen werden. Als störende Handlungen kommen übermäßige Zwischenrufe, sinnloses Lärmen, Einschalten von Musik- und Sprechapparaten, unsachliche Dauerreden und dergleichen mehr in Betracht. Da Teilnehmer, die des Saales verwiesen wurden, nicht selten die nach ihrem Ausschluss gefassten Beschlüsse der Mitgliederversammlung anfechten, empfiehlt es sich, den Vorgang, der zum Ausschluss führte, im Versammlungsprotokoll festzuhalten.

* Rauchen in der Versammlung
Die Mitgliederversammlung kann auf Antrag des Versammlungsleiters beschließen, dass nicht geraucht werden darf. Es bestehen auch keine rechtlichen Bedenken dagegen, dass der Versammlungsleiter, solange die Mitgliederversammlung nicht durch Beschluss das Rauchen gestattet, das Rauchen untersagt.

* Unterbrechung der Versammlung
Das Leitungsrecht schließt die Befugnis des Versammlungsleiters ein, die Mitgliederversammlung zu unterbrechen. Eine Unterbrechung (Pause) wird er dann erwägen, wenn das Aufnahmevermögen der Versammlungsteilnehmer, sei es durch die bisherige Dauer der Versammlung, sei es durch die Schwierigkeit der Erörterungen, strapaziert wurde. Aber auch als Ordnungsmaßnahme zur "Beruhigung der Gemüter" und zur Wiederherstellung einer sachlichen Atmosphäre kann eine Unterbrechung der Versammlung zweckmäßig sein.

Von der Unterbrechung ist die Vertagung der Mitgliederversammlung zu unterscheiden. Eine solche Maßnahme kann nur die Mitgliederversammlung beschließen; das Leitungsrecht des Versammlungsleiters reicht dafür nicht aus. Ebenso wenig ist er berechtigt, die Versammlung vor Erledigung der Tagesordnung aus eigener Machtvollkommenheit zu schließen oder einen Punkt der Tagesordnung abzusetzen und späterer Beschlussfassung vorzubehalten.

* Überwachung der Protokollführung
Wenn auch der Protokollführer selbst die Verantwortung für eine korrekte Protokollführung trägt, so gehört es doch auch zu den Aufgaben des Versammlungsleiters, darauf zu achten, dass im Protokoll der wesentliche Gang der Verhandlung festgehalten wird. Vor allem bei Abstimmungen und bei der Fassung von Beschlüssen soll sich der Versammlungsleiter vergewissern, dass das Stimmenverhältnis und möglichst der genaue Wortlaut festgehalten werden.

* Verkündung der Beschlüsse
Auch ohne ausdrückliche Vorschrift in der Satzung gehört es zu den Aufgaben des Versammlungsleiters, das Ergebnis der Abstimmungen bekannt zu geben und eine eindeutige Erklärung darüber abzugeben, welche Folge das Abstimmungsergebnis hat.

* Förmliche Schließung der Versammlung
Wie die förmliche Eröffnung der Mitgliederversammlung, so ist auch die eindeutige Erklärung des Versammlungsleiters, dass die Versammlung geschlossen ist, ein wesentlicher Akt. Er beseitigt nämlich jeden Zweifel darüber, dass jede weitere Betätigung der Versammelten, insbesondere eine eigenmächtige Fortsetzung der Tagung, außerhalb der Mitgliederversammlung erfolgt.

* Anfechtung von Maßnahmen des Versammlungsleiters
Leitungs- und Ordnungsmaßnahmen des Versammlungsleiters als solche können nicht gerichtlich angefochten werden.

* Teilnahmeberechtigung
Teilnahmeberechtigt an der Mitgliederversammlung ist jedes Vereinsmitglied, gleichgültig, ob es Stimmrecht besitzt oder nicht. Daher haben auch sogenannte außerordentliche Mitglieder (passive Mitglieder, fördernde Mitglieder, korrespondierende Mitglieder) grundsätzlich das Recht, an der Mitgliederversammlung teilzunehmen. Die Teilnahme an der Mitgliederversammlung kann auch Nichtmitgliedern, Gästen gestattet werden. Wird die Frage der Zulassung eines Gastes erst in der Mitgliederversammlung akut, entscheidet hierüber der Versammlungsleiter. In Zweifelsfällen wird er sich zweckmäßigerweise der Zustimmung der Mitgliederversammlung vergewissern.