| Beim Geld hört meist die
Freundschaft auf. Gerade in Vereinen entzünden
sich oft Streitigkeiten an der Verwendung von Geldern
durch den Vorstand oder einzelne Vorstandsmitglieder.
Den Kassenprüfern kommt daher im Vereinsleben eine
besondere Aufsichts- und Kontrollfunktion zu. Sie sind
neutrale Controller des Umgangs mit dem Vereinsvermögen.
Der Vorstand verwaltet nur "treuhändlerisch"
das Vereinsvermögen und muss daher folgendes beachten:
- Vereine sind nach den §§ 27 (3) und 666
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) dazu verpflichtet,
durch das ordnungsgemäße Aufzeichnen der
Einnahmen und Ausgaben und durch Aufbewahrung der
notwendigen Belege (§ 259 BGB) Rechenschaft über
die Geschäftsführung geben zu können.
- Der § 140 Abgabenordnung (AO) schreibt aus
steuerlicher Sicht ebenfalls eine bestimmte Buchführung
vor.
- Beteiligen sich Vereine am allgemeinen wirtschaftlichen
Verkehr, ergibt sich auch eine Buchführungspflicht
nach dem § 38 ff. Handelsgesetzbuch (HGB).
- Besteht eine Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuererklärung,
so ist der Verein nach § 22 Umsatzsteuergesetz
(UStG) verpflichtet, Aufzeichnungen zur Feststellung
der Umsatzsteuer zu machen.
- Gemeinnützige Sportvereine müssen den
Nachweis, dass ihre tatsächliche Geschäftsführung
ausschließlich und unmittelbar auf die Erfüllung
der gemeinnützigen Zwecke gerichtet ist, durch
ordnungsgemäße Aufzeichnungen erbringen
(§ 63 Abs. I u. 3 AO).
Die Kassenprüfer
Die Vereinsvorstände sind verpflichtet, alles
zu tun, um den Kassenprüfern die Erfüllung
ihrer Pflichten zu ermöglichen und zu erleichtern.
Diese brauchen zwar nicht alle Buchungsvorgänge
nachzuprüfen, sie sollen sich aber von den Geldbewegungen
des Vereins unterrichten lassen, soweit es der Prüfungszweck
erfordert. Ein Schweigerecht hat der Vorstand oder ein
sonstiges Vereinsorgan gegenüber den Prüfern
nicht. Er darf einen verlangten Bericht auch nicht verweigern
oder unrichtig darstellen bzw. etwas Wesentliches verschweigen.
Der Jahresabschluss und der Geschäftsbericht sind
von den Kassenprüfern zu prüfen und der Mitgliederversammlung
darüber zu berichten. In ihrem Bericht haben sie
mitzuteilen, in welcher Art und in welchem Umfang sie
während des Geschäftsjahres geprüft haben
und ob die Prüfung zu wesentlichen Beanstandungen
Anlass gegeben hat. Ein Weisungsrecht gegenüber
dem Vorstand haben die Kassenprüfer nicht. Die
Kassenprüfer dürfen die Barbestände an
Geld, die Konten sowie das Inventar untersuchen. Sie
müssen insbesondere nachprüfen, ob die Bücher
ordnungsgemäß geführt werden und mit
dem Jahresabschluss übereinstimmen. Eine detaillierte
Zweckmäßigkeitsprüfung festgestellter
Ausgaben durch die Kassenprüfer hat allerdings
nicht zu erfolgen. Sie können sich auf Stichproben
in den Büchern, Schriften und Beständen beschränken,
wenn sie keinen Grund zur eingehenden Prüfung finden.
Im Rahmen der Überprüfung der sachlichen Richtigkeit
der Rechnungsführung darf man dem Kassenprüfer
nicht verwehren, z. B. auf auffallend hohe Zuwendungen
an bestimmte Personen zumindest hinzuweisen. Dies darf
aber nicht so weit führen, dass das Ermessen, das
jedem Vorstand zusteht, durch dasjenige der Kassenprüfer
ersetzt wird. Eine Auskunftspflicht des Vorstands gegenüber
einzelnen Mitgliedern außerhalb der Mitgliederversammlung
besteht nicht. Demzufolge besteht auch kein Anspruch
des einzelnen Mitglieds auf Auskunft durch die Kassenprüfer.
Die Kassenprüfung in der Praxis?
Hierzu gehört nicht nur ein Kassensturz (Zählen
des Bargelds und Vergleich des Bestands mit dem Kassenbuch),
sondern auch eine Überprüfung der Addition
des Kassenbuchs. Besonderes Augenmerk ist dabei auf
Abhebungen und Einzahlungen bei Bankkonten zu richten.
Des weiteren sind die Barbelege einzeln oder stichprobenweise
zu prüfen. Im Rahmen der Prüfung der Belege
ist auch das Augenmerk darauf zu lenken, ob die Einnahmen
und Ausgaben auf dem zutreffenden Konto verbucht wurden.
Bei dieser Belegprüfung versteht es sich von selbst,
dass die Kassenprüfer darauf achten, dass keine
Buchung ohne Beleg erfolgt. Bei Ausgaben, die sich nicht
zwangsläufig aus dem laufenden Geschäftsjahr
ergeben ist zu überprüfen, ob für die
Ausgaben ein entsprechender Beschluss existiert. Durch
Einsicht in das entsprechende Protokoll haben sich die
Kassenprüfer von der Richtigkeit der Ausgabe zu
überzeugen.
Der Kassenprüfbericht
In der Praxis empfiehlt es sich durchaus einen internen
Arbeitsbericht für den Vorstand und einen Kassenprüfbericht
für die Jahreshauptversammlung vorzulegen. Es ist
durchaus ausreichend, wenn einer der Kassenprüfer
den Bericht vorträgt. Erwähnt werden sollten
in jedem Fall die äußeren Umstände der
Prüfung, nämlich: Wer hat wann wo welche Unterlagen
in wessen Anwesenheit geprüft. Falls die Prüfung
aus besonderen Gründen nur von einem Prüfer
vorgenommen wurde, sollten die Umstände hierfür
der Versammlung nachvollziehbar dargelegt werden. Erwähnenswerte
besondere Einzelheiten der Prüfung können
kurz und zusammenfassend erläutert werden.
Welche Aufgabe haben die Kassenprüfer in einer
Hauptversammlung?
Die Kassenprüfer tragen ihren Kassenprüfbericht
bei der Hauptversammlung mündlich vor oder verweisen
auf den ausgelegten schriftlichen Kassenprüfbericht
und beantragen dann die Entlastung des Kassierers/Schatzmeisters
oder des gesamten Vereinsvorstands. Haben die Kassenprüfer
gravierende Mängel in der Buchhaltung oder Vorteilszuwendungen
an einzelne Personen festgestellt, haben sie die Pflicht,
die Mitgliederversammlung als das höchste Organ
eines Vereins hierüber zu informieren.
Die Haftung
Eine Haftung der Kassenprüfer kommt nur in Ausnahmefällen
in Betracht. Die Kassenprüfer kontrollieren ja
lediglich die ihnen vom Vorstand zugänglich gemachten
Unterlagen. In aller Regel werden diese Unterlagen zu
umfangreich sein, so dass keine Überprüfung
wirklich jedes einzelnen Vorgangs durchgeführt
werden kann. Die Anwendung jedweder Haftungsnorm würde
aber voraussetzen, dass den Kassenprüfern Fahrlässigkeit
oder Vorsatz vorgeworfen werden könnte. Bei einer
Vielzahl von Kontoauszügen, Rechnungen und sonstigen
Belegen wird aber wohl nie einem Kassenprüfer der
Vorwurf gemacht werden können, es sei fahrlässig
falsch gewesen, einen bestimmten Beleg zu prüfen
und einen anderen nicht. Etwas anderes könnte höchstens
dann gelten, wenn ein Kassenprüfer bewusst "wegsieht",
obwohl die Überprüfung eines fragwürdigen
Vorgangs naheliegend oder gar zwingend gewesen wäre.
In einem solchen Fall könnte eine Haftung nach
§ 826 BGB (sittenwidrige vorsätzliche Schädigung)
in Betracht kommen, wenn nämlich dann aufgrund
des insoweit unvollständigen bzw. fehlerhaften
Kassenberichts eine Entlastung des Vorstands erteilt
wird. Diese Entlastung des Vorstands würde nämlich
einen Verlust der Regressansprüche des Vereins
gegenüber dem Vorstand bedeuten. Dies wäre
dann ein erstattungsfähiger Schaden des Vereins,
der gegen den Kassenprüfer geltend gemacht werden
könnte. Einen Anspruch auf Entlastung hat der Vorstand
zwar nur, wenn die Satzung oder ein Vereinsbrauch dies
vorsehen und bei einwandfreier Geschäftsführung
und Erfüllung aller Pflichten. Andererseits kann
die Mitgliederversammlung die Entlastung auch trotz
eines mangelhaften Geschäftsberichts erteilen,
da sie in ihrer Beurteilung der Geschäftsführung
des Vorstands frei ist. Voraussetzung ist allerdings,
dass die Unrichtigkeit erkennbar war.
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